受新冠肺炎疫情蹂躪，各行業的辦公室在去年被迫加速數碼化轉型（Digital Transformation），在新一年，這個趨勢將會更加明顯。辦公室數碼化目前未有統一的定義，按專家分析，大概涉及三部分，包括智能辦公室、遠程工作，及更善用視像會議等。市場相信，疫情後，辦公室數碼化的發展方向，不再是企業資訊科技部門決定，而是商界領袖的重要着眼點，因為能提供安全工作環境，同時可提高生產力與效率。
數碼化日後將會成為企業的基本形式，從而決定未來的組織和營運模式，更有助企業適應將要面對的挑戰和逆境。事實上，辦公室數碼化這個名詞多年前已出現，疫情爆發後，各國政府強烈要求企業使用遠程工作，直接促使辦公室數碼化加速發展。
居家工作 也能資訊保密
辦公室數碼化的發展之所以突飛猛進，與其具備先進技術，包括加強使用物聯網（IoT）、人工智能及自動化工具等不無關係。尤其要建立智能辦公室，物聯網的使用不能或缺。例如當封鎖措施解除，但疫情依然持續，部分員工要回到辦公室，不過仍有不少員工宅家工作，可能直至疫苗產生群體免疫為止。業內一份報告指出，為應對這種情況，智能辦公室日後將會集中在有關物聯網的應用方面，這些項目包括智能電燈、能源、環境監察，及使用感應器幫助善用空間，同時也監察員工活動等等。
有調查顯示，為了讓員工增加安全感，及更善用資源，最少有八成公司會制定一套全面的智能辦公室方案，所使用的技術，將會是上述的物聯網技術。物聯網技術建立了智能家居，智能辦公室亦將主要依靠物聯網來實現。
物聯網協助商界領袖建立智能辦公室，而使用互聯網語音協議系統（Voice Over Internet Protocol）輔助物聯網，就更讓員工在使用相關設施時，更容易有互動性，也加強了工作效果。例如員工返辦公室之前，影印機已印好需要的文件，或沖好了一杯香濃熱咖啡。
網上和離線安全，對於全球企業而言，是一個大問題，但透過物聯網解決方案，不單令短訊和話音服務的安全得到提升，還可以改善設施和辦公室的保安水平。
系統兼容性為最大挑戰
夏普印度分公司（Sharp）最近公布一個專為智能辦公室和智能家居而設的特別遠程工作方案，把企業的多用途影印機、互動觸控屏幕、軟件應用和空氣淨化器結合控制，讓所有公司，包括初創企業、中小企業、大型企業，甚至跨國機構皆受惠。
西門子副行政總裁和董事會成員Roland Busch表示，該公司的首要任務是保護員工，令他們可安全和有信心地重回工作地點。另外，透過使用智能辦公室技術，可以重新規劃工作，幫助辦公室建立新流動模式，讓員工可制定更佳工作計劃。
夏普商業系統（印度）董事總經理Shinji Minatogawa表示，智能辦公室系統主要為專業人士而設，可幫助公司提高生產力和效率，亦可為員工提供一個安全的工作環境，無論是在家或是在工作地點亦是。
其實，智能辦公室的發展也有阻力，Bosch IO智能辦公室應用項目經理Sonja Meyer表示，統一通訊協定是一個大挑戰，因為不同硬件有不同通訊技術和協定，要硬件支持不同的協定，恐怕成本耗費巨大。設計公司助理主管David Wilts認為，不是所有人都認識智能辦公室，人們常以投資回報為藉口，不願建立智能辦公室。
不過，疫情過後，智能辦公室的增長潛力不容小覷。Market Research Future統計數據顯示，全球智能辦公室市場將會由2017年的236億美元，大幅增加至2023年的469.9億美元（約3700億港元），即由2018年至2023年間，取得複合年增長率12.16%。
