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事與願違,可以發生在很多不同的情況,例如溝通。
有時候,當我們越想將一件事情說得清楚、說得詳盡,對方反而越是抓不住重點。於是,我們可能會觸發了惡性循環:我們為了讓對方聽得明白,便說了更多更多,令對方聽到更加迷失。
其實,人們接收資訊的能力本來就不高,遠比我們想像與期待的要低得多,而到了當代社會,注意力下降的問題變得更加嚴重。根據一個軟件開發公司提供的資料,專業人士平均每星期收到三百零四封電子郵件,即每天平均要處理四十多封郵件,而另一份年度互聯網趨勢報告亦發現,人們每天查看手機的次數約是一百五十次,即平均每小時看六點二五次、每十分鐘左右便要看一次(這還是假設你二十四小時不眠不休)。
那麼,在如此不斷被資訊打擾的日常裏,當代人的注意力可以持續多久呢?七分鐘?還是三分鐘?一項研究顯示,在過去五年間,人們的平均注意力持續時間從十二秒降至八秒。
根據以上的資料,美國知名資深商業顧問喬瑟夫·麥柯馬克(Joseph McCormack)在《精簡:言簡意賅的表達藝術》(Brief)一書提問:如果我們這麼難以專心,那應該如何改變說話的方式,可以做到妥當而有用的溝通呢?
麥柯馬克的答案,簡單直接,那就是要「說話精簡」。他的邏輯是,既然當代世界充滿了干擾,那如果我們想有效地溝通,簡潔是必要的。然而,在學會言簡意賅之前,我們先要明白:為何人們會說話太多、太冗長、太累贅呢?
麥柯馬克解釋,在至少兩個情況之下,人們會說話太多。首先,人們通常在熟悉的情景,面對熟悉的人,便會說得太多。就算是公司裏平常最少說話的同事,也可能會在會議室午餐聚會時,言談甚歡,以至在那一小時裏說到了自己的前世今生。
人們放鬆時會說太多,也會在緊張時說得太多。麥柯馬克說,當人要說一些混亂和複雜的事情,卻又沒有組織好他們的思維時,往往會以「一邊說一邊想」的方式說話。這時候,人們自說自話,卻叫身邊人聽得一頭霧水。
無論你是因為太放鬆,又或太緊張,而說話太多,都可以考慮麥柯馬克的「B-R-I-E-F」說話法:B即背景(Background);R即理由(Reasons or Relevance);I即相關資料(Information);E即結尾(Ending);F即對方的後續問題(Follow up questions)。
在說話前,我們可以先在腦袋內預習一次這個「B-R-I-E-F」五部曲,並以此構作一次簡潔清晰的說話內容。在「B-R-I-E-F」之外的內容,我們不要談;在「B-R-I-E-F」之內的,我們則要直截了當地說出來。
「B-R-I-E-F」說話法,可以用於一般聊天,也可以用於實務工作,而當我們要作口頭報告時,還可以用上更多視覺素材來協助。麥柯馬克引用研究表明,人口中百分之六十五的人都是所謂「視覺學習者」,他們可以回憶到百分之八十的視覺內容,卻只能夠記起百分之三十讀到的文字,而對於聽來的,他們只能記起百分之十。
在此,你或許是跟我一樣疑惑:當我們說話太精簡,是否會予人不禮貌的感覺,又或成為「話題終結者」呢?
麥柯馬克認為,時代正在轉變,變得教大家更加珍惜簡單直接的溝通,尤其在商務上。他舉例說,在谷歌公司的會議中,他們用到的其中一個方法是在會議室的牆上投射一個倒計時器,顯示會議結束的剩餘時間,以提醒大家要精簡說話。
那麼,在日常生活中,我們又可以如何精簡而有禮貌的聊天呢?麥柯馬克說,只要我們保持「積極聆聽」(active listening),哪怕我們說得再少,對方也不會因而被冒犯,甚至可以令對話走向更有趣的方向。
又說,怎樣才是有效的積極聆聽呢?當然,你先要真心地聆聽對方的講話,也容許對方把話說完。接下來,你可以嘗試以「為什麼?」來延續你們的對話。
不過,如果是對方說話太冗長、太累贅,而且快要用光你的耐性與專注的話,那又怎麼辦呢?那你不妨推介他一讀麥柯馬克的《精簡:言簡意賅的表達藝術》一書,或本文吧。